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Mejores prácticas aplicables a los reportes de (ROI) y reportes de Operaciones Internas .....

Mejores prácticas aplicables a los reportes de (ROI) y reportes de Operaciones Internas Preocupantes (ROIP) -Emitido por la UIF

La CNBV espera que las mejores prácticas respecto de estos reportes sean adoptadas y las integran al documento de políticas, criterios, medidas y procedimientos el cual servirá como herramienta para fortalecer la calidad de los reportes de Operaciones Inusuales e Internas Preocupantes que se envían a la UIF a través de la CNBV.

Se espera que el diseño, implementación e incorporación de las políticas criterios y procedimientos aplicables que contenga las mejores prácticas sea a partir del 1 de abril de 2019.

Es importante mencionar que dentro de las actividades a realizar para dar cumplimiento a estas obligaciones debemos de considerar por lo menos lo siguiente:

Diagnóstico de la calidad de los reportes

Respecto de los reportes de Operaciones Inusuales (ROI) e Internas Preocupantes (ROIP) se detectaron las siguientes situaciones:

Las principales áreas de oportunidad:

Propuesta de mejora

La UIF con su experiencia, propone:

  • El contenido de los reportes en el campo de descripción de la operación y razón de inusualidad, con enfoque en los elementos de análisis y razonamiento de la inusualidad. Por ejemplo:
    • Conocimiento del cliente o usuario, identificación y datos generales del producto o servicio financiero, perfil transaccional, alerta, análisis de la alerta, contexto del Cliente, usuario o empleado, gestión realizada por la SOFOM en el proceso de análisis y determinación de la inusualidad.
  • Buscar operativas asociadas a lavado de dinero y financiamiento al terrorismo.
  • Adecuada administración del riesgo en lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, en relación con las operativas de inusualidad.
  • Fortalecer la retroalimentación entre sujetos obligados y las autoridades.
  • Conformar talleres con las SOFOMES para capacitarlos en relación con la calidad de los ROI ROIP.
  • Fomentar que las SOFOMES enfoquen sus recursos en la detección, elaboración y envío de reportes con elementos de riesgo de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo.

Supuestos para los reportes de Operaciones

Se enuncian los supuestos que pueden originar ROI y ROIP, dichos supuestos son enunciativos y no limitativos.

Proceso de análisis

Dentro del Manual de políticas, medidas, criterios y procedimientos o en un documento distinto, se deben incorporar los procedimientos para el preanálisis y análisis de las operaciones de los Clientes alertadas, para la elaboración de los reportes.

Elementos de análisis de los reportes de Operaciones

Reportes de Operaciones con Operativa

Casos en los que se identifique un conjunto de operaciones realizado por el cliente, usuario o empleado en un periodo determinado.

Descripción de la operación

  • Prioridad: alta/sin prioridad
  • Conocimiento del cliente, usuario o empleado
  • Identificación y datos generales del producto o servicio financiero, fechas, participantes (personas) otros productos financieros contratados, otros productos financieros que formen parte de la operativa.
  • Perfil transaccional, conformar un perfil transaccional inicial (relación comercial menor a 6 medes), comportamiento transaccional real, cuando la relación comercial sea mayor a 6 meses se conformará el perfil transaccional histórico.
    • Saldo del contrato
    • Antecedentes de ROI previos, si no cuenta con ROI previos indicarlo.

Razón de la inusualidad

  • Alertas, razón por la que se origina la alerta.
  • Análisis de la alerta, razón por la cual se siguió analizando y no se descartó,
  • Análisis del contexto del cliente, usuario empleado, considerando:
    • Información de la operación
    • Describir la discrepancia o desviación del perfil transaccional, realizar comparativas, así también analizar los elementos objetivos por los que la operativa nos es acorde al comportamiento transaccional histórico.
    • Analizar a los sujetos que intervienen en la operativa y determinar si existe alguna justificación.
    • En los ROIP se debe establecer como el empleado participa en la operativa inusual, a fin de que quede claro cómo es que vulnera lo establecido en las Disposiciones.
  • Gestiones realizadas por la SOFOM, con el propósito de fortalecer el reporte:
    • Resultados de visitas, entrevistas telefónicas, información documental con la que se cuente, soporte documental que refuerce la inusualidad, cuestionarios adicionales de conocimiento del cliente, información que sea pública de fuentes abiertas o cerradas que sea útil para el análisis, debida diligencia reforzada como parte de la implementación el Enfoque Basado en Riesgos, cancelación del producto o de la relación comercial, cualquier otra gestión de información adicional, en caso de que no exista se debe indicar “no existen gestiones adicionales que aporten a la inusualidad”
  • Determinación de la inusualidad:
    • Elementos concluyentes que reflejen el análisis de las alertas, indicando el razonamiento por el cual se genera el reporte.
    • Describir cada indicador de inusualidad.
    • Identificar elementos, tendencias, patrones, escenarios relacionados con lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, así como operativas relacionadas con otros delitos.

Excepción al reporte inusual de operativa (EOPERATIVA)

Esto sucederá en el caso de operaciones aislada que no corresponde a operativa. Adicionalmente, casos en los que no exista una operativa inusual identificada, por ejemplo, casos en los que un cliente, usuario o empleado aparezca en listas negras o en algún medio de comunicación.

Estos reportes se simplifican y se considerara lo siguiente:

Descripción de la operación

  • Se debe señalar EOPERATIVA, cual es la relación con el sujeto reportado (cliente, usuario, reportado), actividad económica del sujeto reportado, mencionar la nacionalidad (independientemente de que sea nacional o extranjero así como cualquier otro dato con el que se cuente, tipo de producto o servicio contratado, , saldo total-fecha, estatus que guarda el producto o servicio contratado, fecha y monto del último movimiento, fecha en que se contrataron los productos o servicios, fecha en que inicio la relación comercial de los clientes con la SOFOM, participantes de la relación comercial, otros domicilios con número de teléfono,

Razón de la inusualidad

  • Descripción de la alerta
  • Acto, hecho o situación con el que se relaciona al cliente o usuario
  • Estatus del sujeto reportado conforme a la fuente de información (detenido, en investigación, etc.), cuando se desconoce el estatus señalar “sin información adicional”

Tentativas de operación

Aquí se reporta a sujetos con quien no se realizó una operación o no se estableció una relación comercial:

Descripción de la operación

  • Se debe señalar “TENTATIVA”
  • La actividad económica del sujeto reportado, en caso de no contar con ella, indicar “Se desconoce actividad económica”
  • Mencionar la nacionalidad independientemente de si es nacional o extranjero, así como cualquier otro dato de identificación, en el supuesto de que se haya descartado operar por coincidencia en listas describir elementos por los que se descartó homonimia.
  • Producto o servicios financiero que se pretendía adquirir
  • Fecha
  • Localidad
  • Domicilio, teléfono o algún otro dato con que se cuente, si no se tiene esta información “No se cuenta con datos de localización”.

Razón de la inusualidad

  • Alerta, acto, hecho o situación con el que se relaciona al sujeto reportado, por la cual la SOFOM determinó no establecer una relación comercial-
  • Cuando se determine no llevar a cabo la relación comercial con el sujeto debido a la información que se encuentra en fuentes de información, se deberá mencionar, cuando no se cuente con alguna fuente colocar “no aplica”.
  • Información adicional que fortalezca el reporte señalarla, cuando no se tenga información adicional señalar “sin información adicional”

Complemento de los reportes inusuales clasificados como “Reporte de 24 horas”

Cuando un ROI se clasifique como “Reporte de 24 horas” y que la SOFOM identifique elementos que pudieran estar relacionados con una operativa que se deba analizar a mayor detalle. En tal caso, además del reporte de 24 horas se deberá enviar un ROI de Operativa como se describe en este documento.

No olvidar colocar en la descripción de la Operación:

  • Clarificarlo como Prioridad Alta
  • Se debe hacer referencia en el ROI de operativa al reporte de 24 horas, indicando la fecha de envió
  • En el campo Razón de la Inusualidad, colocar “Complemento a reporte de 24 horas alertado por (mencionar razón de envío)”.

Adopción de las mejores prácticas

Una vez dado a conocer el documento de mejores prácticas el Oficial de Cumplimiento debe presentar a su Comité las mejores prácticas para mejorar los reportes que se envían a la UIF, esto durante los 30 días naturales siguientes a que se dio a conocer.

  • El Comité deberá aprobar y adoptar estas mejores prácticas,
  • En caso de que no se cuente con Comité corresponde al Oficial de Cumplimiento aprobar y adoptar,
  • Dentro de los 3 días hábiles siguientes a la aprobación la entidad deberá darlo a conocer a la CNBV
  • El diseño y aplicación de las mejores prácticas deberán estar integradas al Manual de PLD, sistemas y todos los procesos y controles involucrados.